Video anschauen: Wie nutzt man unseren AI Voice Agent in der Praxis?

Wenn unser AI Voice Agent einmal implementiert ist, gibt es grundsätzlich zwei Wege, wie du mit ihm arbeiten kannst – und beide Ansätze haben ihre ganz eigenen Vorzüge. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du unseren AI Voice Agent entweder über dein eigenes CRM-System (wie HubSpot, Salesforce, Close, Pipedrive etc.) oder über eine einfache Google Sheets Lösung einsetzen kannst.

1. Integration in dein CRM

Wenn du bereits ein CRM nutzt, hast du einen leistungsstarken Weg, die AI direkt in deine bestehenden Prozesse zu integrieren. So funktioniert’s:

Aufbau des CRM

• Untouched Leads:

Hier befinden sich alle Kontakte, die noch von der AI angerufen werden sollen.

• Call Contacts:

Jeder Kontakt, der in dieser Liste landet oder einen bestimmten Tag erhält, wird von der AI angerufen und nach dem Telefonat in Kategorien eingeteilt. Die gängigen Kategorien sind:

• Nicht erreicht

• Termin vereinbart

• Kein Interesse

• Opportunity Followup (der Kontakt war zwar nicht sofort terminbereit, könnte aber trotzdem interessant sein und sollte eventuell von einem Menschen nochmal kontaktiert werden)

So läuft der Prozess ab

1. Lead-Status ändern:

Nehmen wir an, wir haben einen Mitarbeiter namens Stefan. Sobald du seinen Status in deinem CRM auf „Cold“ änderst, landet er automatisch in der Call Contacts-Liste.

2. Automatischer Anruf:

Die AI ruft Stefan dann zu festgelegten Zeiten an – zum Beispiel von 9 Uhr bis 17 Uhr, wobei jeder Lead maximal einmal oder zweimal am Tag angerufen wird. Zwischen den Anrufen ist ein definierter Zeitabstand (z. B. 3,5 Stunden) eingestellt.

3. Telefonat und Kategorisierung:

Stefan führt ein kurzes Gespräch (ca. 2–3 Minuten) mit der AI. Anschließend wird das Ergebnis automatisch im CRM dokumentiert.

Beispielsweise könnte der Status von „Cold“ auf „Call Shad“ geändert werden – was je nach Ergebnis auch als „nicht erreicht“, „nicht interessiert“ oder „Opportunity Followup“ hinterlegt werden kann.

4. Transparenz und Kosten:

Jedes Telefonat wird aufgezeichnet und das Transkript sowie weitere Informationen (z. B. Gesprächsdauer, Kosten – meist ca. 10 Cent pro Anruf) werden im System hinterlegt.

Beispielgespräch

So könnte ein typisches Gespräch ablaufen:

AI (Bianca): “Hallo, Bianca hier von der Maklerkontakte GmbH – spreche ich mit Stefan?”

Stefan: “Genau.”

AI: “Super, Stefan. Wir haben in deiner Gegend ein paar interessante Immobilieninserate, die noch nirgendwo gelistet sind. Hättest du Interesse, dazu mehr Infos zu bekommen?”

Stefan: “Das hört sich gut an, wenn ich ein paar Details bekommen könnte, wäre das super.”

Diese Übersicht zeigt dir, wie flexibel du dein CRM nutzen kannst, um den Prozess individuell anzupassen und gleichzeitig einen vollständigen Überblick über die Ergebnisse zu behalten.

2. Der einfache Weg über Google Sheets

Nicht jedes Unternehmen nutzt ein umfangreiches CRM – und hier kommt die simple, aber effektive Lösung: Google Sheets.

So funktioniert’s:

• Datenbasis:

In einer Google Sheets Tabelle trägst du alle relevanten Daten ein. Das können beispielsweise Bewerbungen sein – also Kontakte von Menschen, die sich bei dir bewerben.

• Automatischer Anruf:

Sobald eine neue Bewerbung reinkommt, ruft die AI automatisch an und führt ein kurzes Vorabgespräch. Das ist besonders hilfreich, wenn du als Geschäftsführer oder HR-Manager hunderte von Bewerbungen effizient vorqualifizieren möchtest.

• Qualifikation:

Während des Gesprächs bewertet die AI den Bewerber. Am Ende wird beispielsweise markiert, ob der Bewerber als qualifiziert (grün) oder nicht qualifiziert (FZ) einzustufen ist.

Außerdem werden alle Gesprächsdaten (Transkript, Zusammenfassung, Aufzeichnung) in der Tabelle gespeichert.

• Automatische E-Mail:

Kandidaten, die als qualifiziert markiert werden, erhalten automatisch eine E-Mail mit weiterführenden Informationen oder einem Link zu einem weiterführenden Video.

Diese einfache Lösung ermöglicht es dir, den Auswahlprozess aus hunderten Bewerbern schneller zu überblicken und die richtigen Kandidaten herauszufiltern – ganz ohne aufwändige CRM-Integration.

Fazit

Ob über dein bestehendes CRM-System oder via Google Sheets – unser AI Voice Agent bietet dir zwei effektive Wege, um Prozesse zu automatisieren und gleichzeitig wertvolle Daten zu sammeln. Du hast die Wahl, wie du ihn in deinen Arbeitsalltag integrierst, und profitierst dabei von:

• Automatisierter Kategorisierung und Dokumentation

• Transparenter Kosten- und Ergebnisübersicht

• Individueller Anpassbarkeit – ob über ein CRM oder eine einfache Google Sheets Tabelle

Beide Ansätze ermöglichen es dir, effizienter zu arbeiten und deine Leads oder Bewerbungen gezielt zu managen. Probiere es aus und optimiere deine Prozesse mit unserem AI Voice Agent – so simpel, so smart!

Viel Erfolg beim Einsatz – und bleib dran, die Zukunft der Kommunikation wartet nicht!